Arauca, 14 de junio del 2019: El cargo de Asistente Administrativo/a comprende responsabilidades específicas relacionadas con el buen funcionamiento de la oficina en las labores administrativas, realizando un adecuado seguimiento y evaluación permanente de la gestión. El/La Asistente Administrativo/a debe apoyar la logística de ejecución, preparación y presentación de legalización de los proyectos de cooperación Internacional vigentes en coordinación con la oficina regional en Bogotá.

Funciones:

  • Registro de facturas y/o cuentas de cobro de proveedores que se realicen en el marco de ejecución de proyectos.
  • Llevar el control de las solicitudes de cuentas de cobros, anticipos y legalizaciones, como demás emisiones de efectivo realizadas.
  • Revisar que los soportes de gastos cumplan con todos los requisitos legales y con los procedimientos administrativos y contables de la organización.
  • Elaborar y presentar mensualmente un informe de ejecución de los proyectos en ejecución para enviar a la oficina de Bogotá
  • Apoyar labores logísticas vinculadas al desarrollo de las actividades del equipo de campo y de acuerdo a los proyectos en ejecución (cotizaciones, compras, alquileres, reservas de tiquetes, etc).
  • Recibir la documentación y reportar a Bogotá oportunamente las novedades relacionadas con el personal del equipo local (personal de nómina, voluntarios y practicantes).
  • Elaborar órdenes de servicio y suministro según solicitud realizada por coordinación en Arauca o la dirección en Bogotá.
  • Llevar el control de las existencias: insumos para computadores, tintas de impresoras, papelería, elementos de oficina, etc. Así como gestionar reemplazo de las existencias agotadas.
  • Controlar los ingresos y egresos de las transferencias efectuadas de los proyectos vigentes desde la oficina regional de Bogotá.
  • Mantener actualizados los inventarios de equipos, muebles y enseres de la oficina.
  • Preparar y entregar Informes de rendición de cuentas para los proyectos que vayan a finalizar su ejecución.
  • Apoyar en la labor de formulación de proyectos, especialmente de los presupuestos en relación a las necesidades identificadas. 
  • Recepción y atención de visitantes en la oficina y manejo (Entrega y Recibo) de correspondencia.
  • Demás funciones que le sean asignadas por la coordinación de la oficina.
Perfil del cargo:

  • Profesional en contabilidad, administración o afines, con una experiencia mínima de dos (2) años en áreas administrativas, contables o financieras.
  • Experiencia en control presupuestal, preparación y presentación de informes de legalización de gastos.
  • Experiencia en el desarrollo de procedimientos de compra y/o adquisición de bienes y servicios.
  • Conocimiento básico necesario sobre normatividad contable y tributaria nacional.
  • Experiencia deseable en manejo requerimientos administrativos en proyectos de cooperación internacional.
  • Excelente manejo del paquete de Microsoft Office, específicamente Word y Excel. 
  • Conocimiento y experiencia deseable del Departamento de Arauca.

Competencias y Habilidades: 

  • Eficiencia y honestidad total en el desempeño de sus funciones.
  • Capacidad de organización, planeación y trabajo por resultados.
  • Persona dinámica, recursiva, dispuesta para el trabajo en equipo, organizada en el manejo de documentación. 
  • Manejo de la información bajo el principio de confidencialidad.
  • Capacidad de escucha y sensibilidad al trabajo con población víctima del desplazamiento forzado en Colombia y de migrantes forzados de Venezuela.

Condiciones del puesto: 

Contrato laboral a término fijo por 6 meses (con posibilidad de renovación). 

Salario mensual de $2.404.000 más prestaciones sociales. 

Disponibilidad completa a partir del 01 de julio en la ciudad de Arauca.


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